Política de
Compliance
1. Introdução
O Manual de Compliance desempenha um papel crucial na construção de uma cultura organizacional fundamentada na integridade, transparência e responsabilidade. Essa ferramenta essencial oferece orientações precisas sobre os procedimentos e práticas adotados pela empresa, abrangendo a aplicação eficaz das normas e manuais desenvolvidos pelos controles internos.
Além disso, o manual facilita a colaboração entre diferentes áreas, assegurando que as políticas e procedimentos sejam seguidos de maneira consistente e eficaz. Sua função vai além de ser um simples guia; é um instrumento que promove a conformidade, mitigação de riscos e a manutenção de padrões éticos elevados em todas as operações da empresa. Dessa forma, contribui para a sustentação de uma estrutura organizacional sólida e alinhada com os valores fundamentais da instituição.
2. Função Compliance
O Compliance, em sua essência, abrange um conjunto de práticas, políticas e procedimentos destinados a mitigar os riscos legais e éticos aos quais a empresa está exposta em sua rotina diária. A função de Compliance é responsável pela conformidade das atividades da empresa, exercendo um papel colaborativo crucial com todas as áreas. Para garantir seu efetivo funcionamento, é imperativo definir claramente suas funções, as quais incluem:
Leis, Regulamentos e Normas
Certificar-se da aderência e cumprimento.
Princípios Éticos e Normas de Conduta
Assegurar-se da existência e observância.
Procedimentos e Controles Internos
Garantir o cumprimento dos procedimentos associados aos processos (Manual de Controles Internos).
Sistema de Informações
Assegurar-se da implementação e funcionalidade.
Planos de Contingência
Assegurar-se da implementação e efetividade por meio de acompanhamento de testes periódicos.
Segregação de Funções
Assegurar-se da adequada implementação da segregação de funções para evitar conflito de interesses.
Prevenção à Lavagem de Dinheiro
Fomentar a cultura de Prevenção à Lavagem de Dinheiro por meio de treinamentos específicos.
Garantir que o manual de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e terrorismo seja efetivamente implementado.
Assegurar o monitoramento de transações de clientes e relato de operações atípicas às autoridades.
Cultura de Controles
Fomentar a cultura de controles em conjunto com os demais pilares do Sistema de Controles Internos.
Desenvolvimento de Políticas Internas
Participar ativamente do desenvolvimento de políticas internas para prevenir problemas futuros de não conformidade e garantir a conformidade com a regulamentação aplicável a cada negócio.
Relações com Órgãos Reguladores e Fiscalizadores
Assegurar que todos os requisitos dos reguladores sejam atendidos prontamente.
Relações com Auditores Externos e Internos
Assegurar que todos os itens de auditoria relacionados à não conformidade sejam prontamente atendidos e corrigidos.
2.1 Departamento específico:
Departamento Comercial:
Assegurar a legalidade dos contratos e serviços, indicando falhas e conferindo todas as atividades.
Departamento de Tecnologia:
Garantir que todos os procedimentos estejam em vigor, especialmente em processos relacionados à segurança dos sistemas e dados.
Departamento de Novos Produtos:
Certificar-se da correta aprovação de novos produtos.
2.2. Atividades Específicas
Relatórios:
Elaborar relatório anual com foco em conclusões, recomendações e providências a serem tomadas.
Testes:
Realizar testes contínuos sobre o funcionamento operacional e aderência às leis e manuais internos.
Acompanhamento:
Acompanhar a implementação das soluções para problemas apresentados, garantindo a conformidade.
Formação de Funcionários:
Em conjunto com o Departamento de Recursos Humanos, treinar e capacitar funcionários, destacando deveres morais e éticos.
2.3. Documentação de Acesso
Os Manuais e diretrizes serão permanentemente disponibilizadas para consulta no Quadro de Manuais da ferramenta de gestão de processos da empresa, garantindo transparência e fácil acesso à informação.
3. Complemento às Políticas e Diretrizes
Além das políticas e diretrizes, fornecemos manuais de procedimentos específicos, os quais o compliance também deve manter atualizado.
Os manuais de procedimentos específicos devem ser integrados à rotina de monitoramento do compliance. Ao identificar ocorrências, é fundamental seguir esses manuais de forma adequada, assegurando a conformidade da empresa com os procedimentos legais solicitados. Este processo contribui para uma gestão eficaz e alinhada às normas estabelecidas.
4. Cláusula Anticorrupção
Tanto a Bass Pago quanto seus proprietários, diretores, executivos, funcionários ou agentes, diretos ou indiretos, comprometem-se a não pagar, oferecer, prometer, ou autorizar o pagamento, direta ou indiretamente, de quaisquer valores em dinheiro ou qualquer outra forma de compensação a terceiros ou a qualquer Autoridade Governamental, seja esta existente ou anterior, em relação a este Termo.
Em relação a qualquer operação relacionada a este Termo, a Bass Pago assegura e manterá registros de contas precisos e corretos que reflitam integralmente todos os pagamentos efetuados e despesas pagas. Além disso, a empresa estabelece e mantém um sistema eficaz de controle interno para garantir a autorização, registro e lançamento corretos de todas as operações, proporcionando garantias razoáveis de que violações das leis anticorrupção nas jurisdições aplicáveis serão prevenidas, detectadas e evitadas. Essa abordagem reforça o compromisso da empresa com a transparência e conformidade estrita com regulamentações anticorrupção.
5. Considerações Finais
O papel do Compliance é de fundamental importância na garantia de que todos os processos sejam conduzidos em conformidade com princípios legais e morais. Para fortalecer esse compromisso, adotamos práticas que incluem a promoção de uma cultura de integridade, o estabelecimento de políticas éticas transparentes, a implementação de controles internos robustos e a criação de canais de denúncia seguros e confidenciais. Essas iniciativas não apenas refletem nossos valores, mas também servem como meios eficazes para comunicar e disseminar a visão e missão da Bass Pago a todos os envolvidos em nossos processos. Dessa forma, reafirmamos nosso comprometimento em contribuir para uma sociedade mais justa, pautada por padrões morais elevados.
6. Armazenamento
Todos os dados relacionados ao compliance serão devidamente armazenados em um ambiente de nuvem seguro, permanecendo acessíveis ao Banco Central do Brasil pelo período de 10 anos. Essa medida visa garantir a integridade, a confidencialidade e a disponibilidade das informações, promovendo a transparência e o cumprimento das regulamentações estabelecidas.